چگونه یک شرکت خدمات حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟
امور حسابداری یکی از حساسترین بخشهای هر کسبوکار است. اطلاعات مالی شرکت مستقیماً با درآمد، هزینه، سود، بدهی، مطالبات و تصمیمهای مدیریتی ارتباط دارد.
به همین دلیل، انتخاب یک شرکت خدمات حسابداری مناسب نباید صرفاً بر اساس قیمت انجام شود.
یک انتخاب مناسب باید بر اساس عواملی مانند تجربه، تخصص، شناخت نوع فعالیت شرکت، کیفیت گزارشدهی، امنیت اطلاعات و دامنه خدمات انجام شود.
در این مقاله بررسی میکنیم هنگام انتخاب شرکت حسابداری باید به چه نکاتی توجه کنید و چگونه میتوان گزینه مناسبتری را برای کسبوکار انتخاب کرد.
شرکت خدمات حسابداری چه کاری انجام میدهد؟
شرکت خدمات حسابداری میتواند بخشی یا تمام امور حسابداری و مالی یک کسبوکار را مدیریت کند.
نوع خدمات بسته به نیاز شرکت متفاوت است، اما میتواند شامل مواردی مانند:
- ثبت و طبقهبندی اسناد حسابداری
- تهیه صورتهای مالی
- تهیه گزارشهای مدیریتی
- تطبیق حسابهای بانکی
- کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی
- کنترل بهای تمامشده
- امور حقوق و دستمزد
- خدمات مالیاتی
- خدمات بیمه
- مشاوره مالی و حسابداری
باشد.
بنابراین پیش از انتخاب یک مجموعه، ابتدا باید مشخص کنید دقیقاً به چه خدماتی نیاز دارید.
چرا انتخاب شرکت حسابداری اهمیت دارد؟
اطلاعات مالی شرکت از مهمترین دادههای مدیریتی آن محسوب میشود.
ثبت نادرست اطلاعات یا نبود کنترل کافی میتواند باعث ایجاد مشکلات مختلفی شود.
برای مثال:
- اطلاعات مالی شرکت دقیق نباشد.
- مطالبات بهموقع پیگیری نشوند.
- بدهیها فراموش شوند.
- هزینهها بهدرستی کنترل نشوند.
- گزارشهای مدیریتی با تأخیر تهیه شوند.
- تصمیمگیری مدیران بر اساس اطلاعات ناقص انجام شود.
بنابراین انتخاب مجموعهای که بتواند فرآیند حسابداری را منظم و قابل کنترل مدیریت کند، اهمیت زیادی دارد.
۱۰ معیار مهم برای انتخاب شرکت خدمات حسابداری
۱. تجربه و سابقه فعالیت
اولین موضوعی که باید بررسی شود، تجربه مجموعه در ارائه خدمات حسابداری است.
تجربه صرفاً به تعداد سالهای فعالیت محدود نمیشود؛ بلکه باید دید مجموعه با چه نوع کسبوکارهایی کار کرده و چه خدماتی ارائه داده است.
شرکتی که تجربه فعالیت در حوزه مشابه کسبوکار شما را داشته باشد، معمولاً شناخت بهتری از نیازهای مالی آن خواهد داشت.
۲. تخصص کارشناسان
حسابداری فقط به ثبت اعداد محدود نیست.
موضوعاتی مانند گزارشهای مالی، کنترل حسابها، بهای تمامشده، حقوق و دستمزد و امور مالیاتی هر کدام نیازمند دانش تخصصی هستند.
بنابراین هنگام انتخاب شرکت حسابداری باید به تخصص تیم اجرایی نیز توجه کرد.
۳. شناخت نوع فعالیت کسبوکار
حسابداری یک شرکت بازرگانی با یک شرکت تولیدی یا خدماتی یکسان نیست.
برای مثال، شرکت تولیدی ممکن است به کنترل بهای تمامشده و هزینه تولید نیاز بیشتری داشته باشد.
در شرکت بازرگانی، کنترل خرید، فروش، موجودی و حساب مشتریان و تأمینکنندگان اهمیت زیادی دارد.
بنابراین بهتر است شرکتی انتخاب شود که با مدل کسبوکار شما آشنایی داشته باشد.
۴. دامنه خدمات
یکی از مهمترین سؤالاتی که باید پیش از قرارداد مشخص شود این است:
دقیقاً چه خدماتی دریافت میکنیم؟
ممکن است یک شرکت فقط ثبت اسناد حسابداری را انجام دهد، در حالی که شرکت دیگری خدمات گستردهتری مانند گزارشهای مدیریتی، امور مالیاتی، حقوق و دستمزد و بیمه نیز ارائه کند.
بنابراین دامنه خدمات باید قبل از شروع همکاری بهصورت شفاف مشخص شود.
۵. کیفیت گزارشدهی
حسابداری زمانی ارزش بیشتری برای مدیر دارد که اطلاعات مالی را به شکل قابل استفاده ارائه کند.
پیش از انتخاب شرکت حسابداری بهتر است مشخص شود:
- چه گزارشهایی ارائه میشود؟
- گزارشها چه زمانی ارائه میشوند؟
- گزارشها به چه شکلی در اختیار مدیر قرار میگیرند؟
- آیا امکان تهیه گزارشهای اختصاصی وجود دارد؟
گزارشدهی منظم میتواند به مدیر کمک کند وضعیت مالی شرکت را بهتر کنترل کند.
۶. نحوه کنترل اسناد
ثبت اطلاعات بدون کنترل کافی ممکن است باعث ایجاد مغایرت شود.
یک فرآیند حسابداری مناسب باید برای بررسی و کنترل اسناد نیز برنامه داشته باشد.
موضوعاتی مانند کنترل حسابهای بانکی، بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی و اصلاح مغایرتها میتوانند بخشی از فرآیند کنترل باشند.
۷. امنیت و محرمانگی اطلاعات
اطلاعات مالی شرکت حساس هستند.
اطلاعات مربوط به فروش، هزینهها، حسابهای بانکی، قراردادها، بدهیها و مطالبات نباید بدون کنترل در اختیار افراد غیرمرتبط قرار گیرد.
به همین دلیل هنگام انتخاب شرکت خدمات حسابداری، نحوه نگهداری، دسترسی و تبادل اطلاعات باید مورد توجه قرار گیرد.
۸. پاسخگویی و پشتیبانی
امور مالی ممکن است در طول ماه با سؤالات و مسائل مختلفی همراه باشد.
بنابراین دسترسی مناسب به کارشناسان حسابداری اهمیت دارد.
مجموعهای که پاسخگویی مشخص و فرآیند ارتباطی مناسبی داشته باشد، میتواند مدیریت امور مالی را برای شرکت آسانتر کند.
۹. شفافیت در قیمتگذاری
هزینه خدمات حسابداری باید بر اساس دامنه خدمات و شرایط شرکت مشخص شود.
پیش از قرارداد باید مشخص باشد مبلغ پرداختی دقیقاً شامل چه خدماتی است.
برای مثال آیا موارد زیر در قرارداد قرار دارند یا خیر:
- ثبت اسناد
- صورتهای مالی
- گزارشهای مدیریتی
- حقوق و دستمزد
- بیمه
- خدمات مالیاتی
- مشاوره
- پشتیبانی
شفاف بودن این موارد از اختلافات احتمالی در آینده جلوگیری میکند.
۱۰. امکان توسعه خدمات
نیازهای مالی یک شرکت ممکن است با رشد کسبوکار تغییر کند.
ممکن است شرکتی در ابتدا فقط به ثبت اسناد نیاز داشته باشد، اما با افزایش فعالیت خود به گزارشهای مدیریتی، خدمات مالیاتی، حقوق و دستمزد یا سایر خدمات نیاز پیدا کند.
بهتر است شرکتی انتخاب شود که امکان توسعه خدمات متناسب با رشد کسبوکار را داشته باشد.
هنگام قرارداد با شرکت حسابداری چه مواردی را مشخص کنیم؟
قبل از شروع همکاری بهتر است دامنه خدمات بهصورت شفاف مشخص شود.
مواردی مانند:
- خدمات قابل ارائه
- زمان تحویل گزارشها
- نحوه ارسال اسناد
- مسئولیت هر طرف
- نحوه ارتباط با کارشناسان
- هزینه خدمات
- خدمات خارج از قرارداد
- نحوه دسترسی به اطلاعات
باید تا حد امکان مشخص باشند.
این کار باعث میشود طرفین در طول همکاری برداشت متفاوتی از تعهدات خود نداشته باشند.
آیا قیمت پایینتر به معنای انتخاب بهتر است؟
خیر.
قیمت یکی از معیارهای انتخاب است اما نباید تنها معیار باشد.
اگر یک مجموعه هزینه پایینتری دریافت کند اما خدمات محدودی ارائه دهد یا گزارشهای مورد نیاز شرکت را بهموقع ارائه نکند، ممکن است در نهایت هزینه بیشتری به کسبوکار تحمیل شود.
بهتر است قیمت در کنار کیفیت، تخصص، تجربه و دامنه خدمات بررسی شود.
هدف، انتخاب مناسبترین خدمات حسابداری متناسب با نیاز و بودجه شرکت است.
شرکت کوچک چگونه شرکت حسابداری انتخاب کند؟
شرکتهای کوچک معمولاً نیازهای متفاوتی نسبت به شرکتهای بزرگ دارند.
برای چنین شرکتهایی بهتر است ابتدا خدمات ضروری مشخص شوند.
برای مثال ممکن است یک شرکت کوچک به:
- ثبت اسناد
- گزارش مالی
- کنترل حسابها
- امور مالیاتی
- حقوق و دستمزد
نیاز داشته باشد.
در چنین شرایطی، استفاده از خدمات برونسپاری حسابداری میتواند امکان دسترسی به تخصص مورد نیاز را بدون ایجاد یک واحد مالی بزرگ فراهم کند.
شرکتهای بزرگ به چه خدماتی نیاز دارند؟
شرکتهای بزرگ معمولاً حجم عملیات مالی بیشتری دارند و ممکن است به گزارشهای مدیریتی و کنترلهای مالی گستردهتری نیاز داشته باشند.
در این شرکتها مواردی مانند:
- گزارشهای دورهای
- کنترل حسابها
- کنترل نقدینگی
- گزارش سودآوری
- کنترل بهای تمامشده
- تحلیل اطلاعات مالی
اهمیت بیشتری پیدا میکنند.
بنابراین شرکت حسابداری باید توانایی پاسخگویی به حجم و پیچیدگی عملیات مالی مجموعه را داشته باشد.
چه سؤالاتی از شرکت خدمات حسابداری بپرسیم؟
پیش از انتخاب شرکت حسابداری میتوانید سؤالات زیر را مطرح کنید:
- چه خدماتی ارائه میکنید؟
- آیا با نوع فعالیت شرکت ما تجربه دارید؟
- گزارشهای مالی در چه بازهای ارائه میشوند؟
- چه کسی مسئول حسابداری شرکت خواهد بود؟
- نحوه ارسال و دریافت اسناد چگونه است؟
- اطلاعات مالی چگونه نگهداری و محافظت میشوند؟
- هزینه خدمات بر چه اساسی محاسبه میشود؟
- خدمات مالیاتی و بیمهای نیز ارائه میشود؟
- در صورت افزایش حجم فعالیت، امکان توسعه خدمات وجود دارد؟
- فرآیند پشتیبانی و پاسخگویی چگونه است؟
پاسخ این سؤالات میتواند مقایسه گزینههای مختلف را آسانتر کند.
خدمات حسابداری ایمارت
در ایمارت، خدمات حسابداری و مالی کسبوکارها با همکاری مجموعه تخصصی همتراز حساب ارائه میشود.
این خدمات بر اساس نیاز هر کسبوکار قابل تعریف است و میتواند شامل ثبت و طبقهبندی اسناد حسابداری، تهیه صورتهای مالی، گزارشهای مدیریتی، تطبیق حسابهای بانکی و اسناد دریافتنی و پرداختنی و کنترل بهای تمامشده باشد.
همچنین خدمات مرتبط با امور مالیاتی، بیمه، حقوق و دستمزد و سامانه مؤدیان نیز در کنار خدمات مالی و حسابداری ارائه میشود.
هدف این است که کسبوکارها بتوانند امور مالی خود را با ساختاری منظمتر و متناسب با نیاز واقعی خود مدیریت کنند.
جمعبندی
انتخاب یک شرکت خدمات حسابداری تصمیمی مهم برای هر کسبوکار است.
تجربه، تخصص، شناخت نوع فعالیت، دامنه خدمات، کیفیت گزارشدهی، امنیت اطلاعات، پاسخگویی و شفافیت قیمت از مهمترین معیارهایی هستند که باید هنگام انتخاب مورد بررسی قرار گیرند.
همچنین نباید صرفاً پایینترین قیمت را معیار تصمیمگیری قرار داد. خدمات حسابداری باید بتوانند نیاز واقعی شرکت را پوشش دهند و اطلاعات مالی دقیق و قابل استفاده در اختیار مدیران قرار دهند.
اگر کسبوکار شما در حال رشد است یا مدیریت امور حسابداری به زمان و تخصص بیشتری نیاز دارد، بررسی خدمات حسابداری برونسپاری میتواند یکی از گزینههای مناسب برای مدیریت بهتر امور مالی باشد.
خدمات حسابداری و مالی ایمارت
برای انتخاب یک مجموعه حسابداری، مهم است که خدمات متناسب با نیاز واقعی کسبوکار دریافت کنید.
در ایمارت، با همکاری مجموعه تخصصی همتراز حساب، خدمات حسابداری، مالی و مالیاتی برای کسبوکارها و شرکتها ارائه میشود.
از ثبت اسناد و تهیه گزارشهای مالی تا امور مالیاتی، بیمه، حقوق و دستمزد و سامانه مؤدیان، میتوانید خدمات مورد نیاز خود را متناسب با شرایط کسبوکارتان دریافت کنید.
اگر برای انتخاب خدمات حسابداری مناسب کسبوکار خود نیاز به بررسی و مشاوره دارید، با کارشناسان ایمارت در ارتباط باشید.
مشاهده خدمات حسابداری و مالی ←
