حسابداری برونسپاری شده چیست و چه مزایایی دارد؟
مدیریت امور مالی یکی از بخشهای حساس هر شرکت است. ثبت اسناد، کنترل حسابها، تهیه گزارشهای مالی، پیگیری مطالبات و بررسی هزینهها همگی نیازمند نظم، دانش و تجربه هستند.
با رشد یک کسبوکار، انجام تمام این فعالیتها توسط مدیر شرکت یا یک نیروی محدود میتواند دشوار شود. در چنین شرایطی، حسابداری برونسپاری شده میتواند راهکاری مناسب برای مدیریت تخصصی امور مالی باشد.
در این مقاله بررسی میکنیم حسابداری برونسپاریشده چیست، چه خدماتی را شامل میشود، چه مزایایی دارد و چه شرکتهایی میتوانند از این روش استفاده کنند.
حسابداری برونسپاری شده چیست؟
حسابداری برونسپاریشده یعنی یک شرکت بخشی یا تمام فعالیتهای حسابداری خود را به یک فرد، تیم یا شرکت متخصص خارج از مجموعه واگذار کند.
در این روش، شرکت نیازی ندارد برای تمام فعالیتهای مالی خود یک واحد حسابداری کامل ایجاد کند و میتواند متناسب با نیاز خود از خدمات تخصصی حسابداری استفاده کند.
برای مثال یک شرکت میتواند ثبت اسناد، تهیه گزارشهای مالی، کنترل حسابها و سایر امور حسابداری خود را به یک مجموعه تخصصی بسپارد.
میزان برونسپاری نیز میتواند متفاوت باشد. برخی شرکتها فقط بخشی از امور حسابداری را برونسپاری میکنند و برخی دیگر مدیریت بخش عمده امور مالی و حسابداری خود را به یک مجموعه بیرونی میسپارند.
چرا شرکتها به برونسپاری حسابداری نیاز پیدا میکنند؟
با افزایش حجم فعالیت یک شرکت، تعداد تراکنشهای مالی، مشتریان، تأمینکنندگان، حسابهای بانکی و هزینهها نیز افزایش پیدا میکند.
در این شرایط، مدیریت دقیق امور مالی بدون داشتن فرآیند مشخص میتواند دشوار باشد.
از طرف دیگر، استخدام نیروی متخصص برای تمام بخشهای مالی ممکن است برای برخی شرکتها هزینه زیادی داشته باشد.
برونسپاری حسابداری این امکان را فراهم میکند که شرکت بدون ایجاد یک ساختار مالی بزرگ، از خدمات تخصصی مورد نیاز خود استفاده کند.
خدمات حسابداری برونسپاری شده شامل چه مواردی است؟
نوع خدمات به نیاز هر شرکت بستگی دارد، اما مهمترین فعالیتها میتوانند شامل موارد زیر باشند:
ثبت و طبقهبندی اسناد حسابداری
تمام رویدادهای مالی شرکت باید به شکل منظم ثبت و طبقهبندی شوند.
ثبت صحیح اسناد پایه تهیه گزارشهای مالی و کنترل حسابهای شرکت است.
تهیه صورتهای مالی
تهیه صورتهای مالی یکی از وظایف مهم حسابداری است.
این گزارشها میتوانند اطلاعاتی درباره درآمد، هزینه، داراییها، بدهیها و وضعیت مالی شرکت ارائه دهند.
تهیه گزارشهای مدیریتی
مدیران برای تصمیمگیری به اطلاعاتی بیشتر از گزارشهای معمول حسابداری نیاز دارند.
گزارشهای مدیریتی میتوانند وضعیت فروش، هزینهها، سودآوری، مطالبات و سایر شاخصهای مالی را شفافتر کنند.
تطبیق حسابهای بانکی
در این فرآیند تراکنشهای بانکی با اطلاعات ثبتشده در سیستم حسابداری مقایسه میشوند تا مغایرتهای احتمالی شناسایی شوند.
کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی
پیگیری مطالبات مشتریان و بدهیهای شرکت به تأمینکنندگان از بخشهای مهم مدیریت مالی است.
کنترل منظم این حسابها میتواند به مدیریت بهتر نقدینگی شرکت کمک کند.
کنترل بهای تمامشده
برای شرکتهای تولیدی و برخی کسبوکارهای خدماتی، شناخت هزینه واقعی تولید محصول یا ارائه خدمت اهمیت زیادی دارد.
کنترل بهای تمامشده میتواند به قیمتگذاری و ارزیابی سودآوری کمک کند.
مزایای حسابداری برونسپاری شده
۱. کاهش هزینههای استخدام و نگهداری نیروی مالی
تشکیل یک واحد حسابداری داخلی نیازمند استخدام نیروی متخصص، تهیه تجهیزات و نرمافزار و ایجاد فرآیندهای مدیریتی است.
برونسپاری میتواند به شرکت اجازه دهد بدون ایجاد یک واحد مالی بزرگ، خدمات مورد نیاز خود را دریافت کند.
۲. دسترسی به تخصص بیشتر
یک شرکت خدمات حسابداری میتواند از نیروهایی با تجربه و تخصصهای مختلف استفاده کند.
این موضوع بهخصوص برای شرکتهایی که به چند حوزه مالی مختلف نیاز دارند، اهمیت دارد.
۳. تمرکز بیشتر مدیران بر فعالیت اصلی شرکت
مدیران کسبوکار معمولاً باید روی فروش، توسعه بازار، مدیریت مشتریان و رشد شرکت تمرکز کنند.
واگذاری امور تخصصی حسابداری میتواند بخشی از درگیری مدیریتی با عملیات روزمره مالی را کاهش دهد.
۴. نظم بیشتر در اطلاعات مالی
برونسپاری زمانی ارزشمند است که با فرآیند مشخص و گزارشدهی منظم انجام شود.
وجود یک ساختار حسابداری مناسب میتواند اطلاعات مالی شرکت را منظمتر و قابل استفادهتر کند.
۵. امکان دریافت گزارشهای تخصصی
شرکتها میتوانند متناسب با نیاز مدیریتی خود، گزارشهای مالی مشخصی دریافت کنند.
برای مثال:
- گزارش درآمد و هزینه
- گزارش مطالبات
- گزارش بدهیها
- گزارش سودآوری
- گزارش جریان نقدینگی
- گزارش بهای تمامشده
این اطلاعات میتوانند در تصمیمگیریهای مدیریتی کاربرد داشته باشند.
چه شرکتهایی میتوانند حسابداری خود را برونسپاری کنند؟
برونسپاری حسابداری محدود به یک نوع شرکت خاص نیست.
شرکتهای کوچک
شرکتهای کوچک ممکن است توان مالی یا نیاز لازم برای ایجاد یک واحد حسابداری کامل را نداشته باشند.
برای این شرکتها، دریافت خدمات حسابداری بهصورت برونسپاری میتواند گزینهای کاربردی باشد.
شرکتهای در حال رشد
با افزایش فعالیت مالی، ساختار حسابداری شرکت نیز باید توسعه پیدا کند.
در این مرحله، برونسپاری میتواند راهی برای دسترسی سریعتر به خدمات تخصصی باشد.
شرکتهای بازرگانی
شرکتهای بازرگانی معمولاً با خرید، فروش، مشتریان، تأمینکنندگان و تراکنشهای متعدد سروکار دارند.
کنترل دقیق این عملیات نیازمند سیستم حسابداری منظم است.
شرکتهای خدماتی
شرکتهای خدماتی نیز برای کنترل درآمد، هزینه، قراردادها و سودآوری فعالیتهای خود به حسابداری دقیق نیاز دارند.
شرکتهای تولیدی
در شرکتهای تولیدی، علاوه بر ثبت عملیات مالی، کنترل موجودی و بهای تمامشده اهمیت ویژهای دارد.
حسابداری داخلی بهتر است یا برونسپاری؟
پاسخ این سؤال برای همه شرکتها یکسان نیست.
شرکت باید عواملی مانند اندازه کسبوکار، حجم عملیات مالی، تعداد کارکنان، پیچیدگی فعالیتها و بودجه خود را در نظر بگیرد.
در برخی شرکتهای بزرگ، ایجاد واحد حسابداری داخلی منطقی است.
در مقابل، برای شرکتهای کوچک و متوسط، برونسپاری بخشی یا تمام امور حسابداری میتواند گزینه مناسبی باشد.
گاهی نیز بهترین راهکار، ترکیبی از این دو مدل است؛ یعنی شرکت یک نیروی مالی داخلی داشته باشد و امور تخصصیتر را به یک مجموعه بیرونی واگذار کند.
هنگام انتخاب شرکت خدمات حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟
انتخاب مجموعه مناسب اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اطلاعات مالی شرکت اطلاعاتی حساس و مهم هستند.
پیش از شروع همکاری بهتر است موارد زیر بررسی شوند:
تجربه و تخصص
مجموعه انتخابشده باید تجربه کافی در زمینه حسابداری شرکتها داشته باشد.
شناخت نوع فعالیت شرکت
حسابداری یک شرکت بازرگانی ممکن است با یک شرکت تولیدی یا خدماتی تفاوت زیادی داشته باشد.
بنابراین آشنایی ارائهدهنده خدمات با صنعت و نوع فعالیت شرکت اهمیت دارد.
نحوه گزارشدهی
از ابتدا مشخص کنید چه گزارشهایی، در چه بازهای و با چه روشی ارائه خواهند شد.
امنیت اطلاعات
اطلاعات مالی شرکت باید با دقت و محرمانگی مدیریت شود.
پشتیبانی و پاسخگویی
امور مالی ممکن است در طول ماه با مسائل مختلفی مواجه شود. دسترسی مناسب به کارشناسان حسابداری میتواند روند حل مسائل را آسانتر کند.
هزینه حسابداری برونسپاری شده چقدر است؟
هزینه خدمات حسابداری عدد ثابتی برای همه شرکتها ندارد.
عوامل مختلفی مانند حجم اسناد، تعداد حسابها، تعداد کارکنان، نوع فعالیت شرکت، میزان خدمات مورد نیاز و پیچیدگی عملیات مالی بر هزینه نهایی تأثیر میگذارند.
به همین دلیل بهتر است هزینه بر اساس نیاز واقعی شرکت و خدمات مورد درخواست تعیین شود.
آیا برونسپاری حسابداری باعث از دست دادن کنترل مالی شرکت میشود؟
خیر؛ اگر فرآیند برونسپاری به شکل صحیح طراحی شود، مدیر شرکت همچنان میتواند به گزارشها و اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد.
در واقع، یکی از اهداف اصلی برونسپاری باید افزایش شفافیت و ایجاد گزارشدهی منظم باشد.
شرکت باید از ابتدا سطح دسترسی، نحوه تبادل اسناد، گزارشهای مورد نیاز و مسئولیت هر طرف را مشخص کند.
حسابداری برونسپاری شده و امور مالیاتی
حسابداری و مالیات ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند.
اطلاعات ثبتشده در سیستم حسابداری میتواند مبنای مهمی برای انجام بسیاری از امور مالیاتی شرکت باشد.
به همین دلیل بهتر است هنگام انتخاب ارائهدهنده خدمات حسابداری، توانایی آن مجموعه در مدیریت و هماهنگی امور مالیاتی نیز مورد توجه قرار گیرد.
البته خدمات حسابداری و خدمات مالیاتی یکسان نیستند و هر کدام نیازمند فرآیند و تخصص مربوط به خود هستند.
برونسپاری حسابداری چه زمانی منطقی است؟
اگر شرکت شما با افزایش حجم عملیات مالی، کمبود نیروی متخصص، تأخیر در تهیه گزارشها یا دشواری کنترل حسابها مواجه شده است، برونسپاری میتواند یکی از گزینههای قابل بررسی باشد.
هدف اصلی نباید صرفاً کاهش هزینه باشد؛ بلکه باید افزایش نظم مالی، دسترسی به تخصص و بهبود کیفیت اطلاعات مالی نیز در نظر گرفته شود.
خدمات حسابداری برونسپاری شده ایمارت
در ایمارت، خدمات حسابداری و مالی کسبوکارها با همکاری مجموعه تخصصی همتراز حساب ارائه میشود.
این خدمات میتواند شامل ثبت و طبقهبندی اسناد حسابداری، تهیه صورتهای مالی، گزارشهای مدیریتی، تطبیق حسابهای بانکی و اسناد دریافتنی و پرداختنی و کنترل بهای تمامشده باشد.
هدف، ایجاد یک فرآیند منظم برای مدیریت اطلاعات مالی و کمک به کسبوکارها برای کنترل بهتر امور مالی است.
جمعبندی
حسابداری برونسپاری شده روشی برای استفاده از خدمات تخصصی حسابداری بدون نیاز به ایجاد یک واحد مالی کامل در داخل شرکت است.
کاهش هزینههای ساختار مالی، دسترسی به تخصص، افزایش نظم اطلاعات مالی و فراهم شدن امکان دریافت گزارشهای مدیریتی از مهمترین مزایای این روش هستند.
البته انتخاب شرکت حسابداری مناسب و تعیین دقیق خدمات، مسئولیتها و نحوه گزارشدهی نقش مهمی در موفقیت برونسپاری دارد.
اگر شرکت شما در حال رشد است و مدیریت امور حسابداری به زمان و تخصص بیشتری نیاز دارد، برونسپاری میتواند یکی از راهکارهای مناسب برای مدیریت حرفهای امور مالی باشد.
خدمات حسابداری شرکت در ایمارت
اگر مدیریت حسابداری شرکت زمان زیادی از شما میگیرد یا به دنبال یک ساختار منظمتر برای امور مالی کسبوکارتان هستید، ایمارت در کنار شماست.
با استفاده از خدمات تخصصی حسابداری و مالی، میتوانید ثبت اسناد، تهیه گزارشهای مالی، کنترل حسابها و سایر امور حسابداری مورد نیاز شرکت را به تیم متخصص بسپارید.
برای بررسی نیازهای حسابداری کسبوکار خود و دریافت مشاوره، با کارشناسان ایمارت در ارتباط باشید.
مشاهده خدمات حسابداری و مالی ←
